Les archives municipales sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leurs dates, leurs lieux de conservation, leurs formes et leurs supports, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public dans l’exercice de leur activité.
Les archives sont imprescriptibles et inaliénables. Elles présentent à la fois des enjeux réglementaires, fonctionnels, juridiques mais aussi historiques.
Chaque collectivité est propriétaire de ses archives et doit en assurer la conservation et la mise en valeur.
Accueil et inscription
La consultation des archives est permise, gratuitement, à tout citoyen. La consultation des archives est organisée sur rendez-vous en Mairie, après inscription auprès du secrétariat de mairie.
Il vous sera demandé les renseignements suivants : nom, prénom, date de naissance, référence de la pièce d’identité produite, adresse, numéro de téléphone et/ou adresse mail, thème de la recherche.
Le jour du rendez-vous, le consultant devra être muni de la pièce d’identité dont il aura fourni les références.
Recherches
La commune conserve les archives provenant de l’administration municipale (délibérations, état civil, affaires militaires, population, économie, etc.) depuis approximativement 1803.
Afin d’aider le lecteur à cibler ses recherches, la commune dispose des outils de recherche (inventaire, bordereaux de versement, etc.) qui lui permettent de pointer les documents qu’il souhaite consulter.
Conditions préalables à la consultation
La salle de consultation des archives municipales est un lieu de travail qui impose le calme, le respect des autres lecteurs, du personnel et des documents. Il est interdit d’y apporter de la nourriture, des boissons, ou d’y amener des animaux, à l’exception des chiens accompagnant les personnes malvoyantes.
Le lecteur ne doit se munir que de crayons à papier, ordinateur portable, feuilles volantes, bloc-notes ou cahiers (n’excédant pas un format de 21 x 29,7 cm). Les stylos, stylos plumes, feutres, colle, ciseaux, chemises sont interdits.
Le reste de ses effets personnels restera dans son sac.
Consultation des documents
Le lecteur est installé, à une place assise, dans une pièce de la mairie. Les archives qu’il souhaite consulter lui sont apportées successivement. Il n’est jamais communiqué plus de deux registres, ou une liasse, ou une boîte à la fois, afin d’éviter les mélanges.
La consultation s’effectue sous la surveillance constante d’un agent municipal.
Le lecteur n’a, sous aucun prétexte, accès aux locaux de conservation des archives.
Les archives qui sont confiées au lecteur sont uniques et fragiles. Il lui est demandé donc d’en prendre le plus grand soin. Il ne doit pas boire ou manger pendant la consultation. Il doit veiller à manipuler les documents avec précaution et ne pas modifier l’ordre originel dans lequel les documents lui ont été transmis. Les liasses sont consultées à plat sur les tables. Il ne doit pas s’appuyer sur les documents, ni les annoter, ni mouiller son doigt pour tourner les pages. Enfin, il ne doit jamais écrire sur une feuille ou un cahier posé sur un document d’archives.
Les lecteurs peuvent se voir refuser une communication, justifié par le mauvais état matériel du document.
La consultation des archives ne peut se faire qu’à la mairie. Les documents ne peuvent être empruntés à domicile.
Lorsqu’il existe des reproductions numériques des documents, les originaux ne sont plus communiqués.
Délai de communicabilité
Depuis la loi du 15 juillet 2008, les archives publiques sont librement communicables (article L 213-2), à l’exception de certaines catégories de documents, confidentiels ou soumis à des délais de communicabilité, établis afin de protéger certains droits (respect de la vie privée par exemple) ou intérêts (garantir la sécurité publique par exemple).
Cf annexe « Délais de communicabilité des archives publiques ».
Reproduction
La reproduction des documents est une facilité offerte au lecteur et en aucun cas une obligation pour la mairie. La photocopie de documents est autorisée, sous réserve qu’elle ne représente aucun risque pour l’original.
Le lecteur, muni d’un appareil photo, peut l’utiliser. Les photographies doivent être réalisées sans flash et pour un usage personnel. Avant toute reproduction, le lecteur doit demander une autorisation afin de garantir le respect des droits d’auteur.
Les reproductions de documents sont autorisées à titre personnel. Sous réserve des dispositions législatives et réglementaires relatives à la réutilisation des données publiques, elles ne peuvent faire l’objet d’une diffusion publique (appelée « réutilisation ») sans l’accord écrit du Maire de la commune ou, pour certaines archives privées déposées, du déposant.